Każda osoba prowadząca działalność musi mieć swoje konto na platformie internetowej PUE ZUS. Nie trzeba go jednak zakładać osobiście, gdyż może to zrobić posiadający upoważnienie – pełnomocnik.
Do tej pory obowiązek posiadania profilu na PUE ZUS mieli płatnicy rozliczający składki za więcej niż 5 osób. Po zmianach w przepisach obowiązek ten dotyczy wszystkich przedsiębiorców – także właścicieli małych firm, czyli zatrudniających do 5 pracowników oraz tych, którzy płacą składki tylko za siebie. Konto trzeba obowiązkowo założyć do 30 grudnia 2023 r. samemu lub przez pełnomocnika. Jeżeli płatnik składek samodzielnie nie założył profilu na PUE ZUS, ale upoważnił (udzielił pełnomocnictwa) do swojej roli płatnika inną osobę (np. księgową lub pracownika biura rachunkowego), to znaczy, że płatnik ma już swój profil na PUE ZUS.
Jak założyć konto na PUE ZUS? Obowiązek założenia konta na PUE ZUS wynika ze zmian w prawie (art. 1 pkt 15 i art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw, Dz. U. poz. 1621). Profil na PUE ZUS zakładany jest zawsze dla osoby fizycznej.
Płatnik składek – osoba fizyczna może założyć profil dla siebie lub udzielić pełnomocnictwa innej osobie (np. księgowej lub pracownikowi biura rachunkowego). Przedsiębiorcom, którzy prowadzą działalność, jako osoba fizyczna, system automatycznie przypisze rolę płatnik do konta PUE ZUS, gdy dane w zakładanym profilu będą takie same jak te, które były podane w zgłoszeniu płatnika składek (np. NIP, PESEL).
Płatnik składek – osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej musi działać przez ustawowych lub statutowych przedstawicieli, ewentualnie udzielić pełnomocnictwa osobie fizycznej, np. swojemu pracownikowi lub pracownikowi biura rachunkowego.
Aby założyć profil na PUE ZUS trzeba:
- wejść na stronę zus.pl i kliknąć przycisk [Zarejestruj w PUE] (na górze strony).
- wybrać, dla kogo zakładany jest profil – do wyboru jest rejestracja: [Dla Ciebie], [Dla przedsiębiorców] oraz [Dla firm]. Formularz rejestracyjny nieznacznie różni się w zależności od dokonanego wyboru. Po wybraniu rejestracji [Dla przedsiębiorców], poza danymi osobowymi, trzeba wpisać NIP.
- wybrać sposób rejestracji:
- za pomocą metod z portalu login.gov.pl (profil zaufany, e-dowód, bankowość elektroniczna),
- za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
- za pomocą bankowości elektronicznej banku, który świadczy taką usługę wspólnie z ZUS (lista banków na www.zus.pl)
- za pomocą formularza rejestracji.
- Przy rejestracji za pomocą login.gov, kwalifikowanego podpisu elektronicznego i bankowości elektronicznej, część danych w formularzu rejestracji wypełnia się automatycznie. Metody te pozwalają również na potwierdzenie tożsamości, dlatego skorzystanie z nich nie wymaga wizyty w ZUS.
- Przy rejestracji za pomocą formularza rejestracji (przycisk [DO REJESTRACJI]), trzeba wypełnić wszystkie obowiązkowe pola. W ciągu 7 dni od rejestracji trzeba też potwierdzić swoją tożsamość w dowolnej placówce ZUS lub podczas e-wizyty. Na wizycie trzeba mieć ze sobą dokument tożsamości – dowód osobisty lub paszport.
Jak płatnik – osoba fizyczna – może upoważnić inną osobę do swojego profilu płatnika na PUE ZUS??
Aby upoważnić inną osobę do swojego profilu płatnika na PUE ZUS, trzeba dla niej złożyć pełnomocnictwo w ZUS. Można przekazać je w formie elektronicznej – przez PUE ZUS na odpowiednim formularzu (PEL) lub w formie papierowej do placówki ZUS (pocztą lub osobiście) – najlepiej skorzystać z gotowego formularza PEL.
Na formularzu – w sekcji Zakres pełnomocnictwa – trzeba zaznaczyć pole „do załatwiania spraw za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS) „oraz wpisać datę, od której osoba upoważniona ma mieć dostęp do profilu płatnika na PUE ZUS. Można też podać datę końca nadanego upoważnienia. Następnie należy zaznaczyć, że pełnomocnictwo jest udzielane do roli płatnik składek. Pełnomocnictwo składane elektronicznie można podpisać: profilem zaufanym (PZ ePUAP), podpisem osobistym (e-dowodem) lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Jak płatnik – osoba prawna – może upoważnić inną osobę do profilu płatnika na PUE ZUS?
Aby upoważnić inną osobę do profilu płatnika na PUE ZUS, trzeba dla niej złożyć pełnomocnictwo w ZUS. Można przekazać je w formie elektronicznej – przez PUE ZUS na odpowiednim formularzu (PEL) lub w formie papierowej do placówki ZUS (pocztą lub osobiście) – najlepiej skorzystać z gotowego formularza PEL.
Na formularzu – w sekcji Zakres pełnomocnictwa – trzeba zaznaczyć pole „do załatwiania spraw za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS)” oraz wpisać datę, od której osoba upoważniona ma mieć dostęp do profilu płatnika na PUE ZUS. Można też podać datę końca nadanego upoważnienia. Następnie należy zaznaczyć, że pełnomocnictwo jest udzielane do roli płatnik składek.
Jeśli płatnikiem składek jest spółka, która ma wielu przedstawicieli, którzy zgodnie z KRS wspólnie muszą udzielać pełnomocnictwa, to do formularza PEL należy dołączyć załącznik PEL-Z. Załącznik musi być podpisany przez wszystkich przedstawicieli (instrukcja: „Jak podpisać i wysłać elektronicznie przez PUE ZUS załącznik PEL-Z, gdy firmę reprezentuje wielu przedstawicieli” – plik docx 217kb). Pełnomocnictwo składane elektronicznie można podpisać: profilem zaufanym (PZ ePUAP), podpisem osobistym (e-dowodem) lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Zachęcam wszystkich, żeby nie czekali na ostatnią chwilę, gdyż założenie konta wiąże się niekiedy z koniecznością wizyty w ZUS a bardzo chcielibyśmy uniknąć tego, że nasi klienci stoją w kolejkach, skoro teraz można to zrobić od ręki. Konto na PUE ZUS to ułatwienie i ogromna oszczędność czasu dla osób prowadzących firmy. Do ZUS nie muszą przychodzić tylko te osoby, które zakładają PUE poprzez profil zaufany, gdyż wtedy automatycznie także ich indywidualne konto w ZUS jest zweryfikowane – podsumowuje wiadomość rzeczniczka dolnośląskiego Zakładu Ubezpieczeń Społecznych Iwona Kowalska-Matis.
